Masuk dengan akun Google admin C21 yang sudah didaftarkan. Hanya akun yang didaftarkan yang bisa membuka file ini.
Kalau muncul layar "Anda memerlukan akses" (You need access), berarti akun yang dipakai belum terdaftar. Jangan klik "Minta akses". Kirim email ke Thor (lihat bagian 8) dan sebutkan alamat Gmail Anda.
Aman: file ini tidak bisa dibuka lewat "siapa saja yang punya link". Akses diberikan per akun, karena isinya data keuangan dan data agent.
2Kenali empat tab
Di bagian bawah file ada empat tab. Masing-masing punya satu fungsi.
Tab
Isinya
Siapa yang memperbarui
Master Listing
Semua listing: ID, judul, harga, komisi, kamar, luas, owner, tanggal upload.
Admin, setiap ada listing baru atau perubahan
Master Agent
Daftar agent dengan nama baku dan nama lain yang pernah dipakai.
Admin, setiap ada agent baru
Log Aktivitas Agent
Aktivitas per agent: jumlah listingan, iklan, showing, sumber lead, PJP.
Admin, mengikuti laporan mingguan agent
Jurnal Kas
Uang masuk dan uang keluar kantor, dengan saldo yang terhitung otomatis.
Admin, setiap ada transaksi di rekening
3Cara mengisi dengan benar
Tambah di baris baru paling bawah. Jangan menyisipkan baris di tengah dan jangan menimpa baris lama.
Jangan mengubah judul kolom di baris pertama dan jangan menambah atau menghapus kolom.
Kolom A "Status Data" milik sistem pemeriksa. Warnanya menandakan kondisi data. Biarkan, jangan diisi sembarang.
Angka ditulis polos, tanpa "Rp" dan tanpa titik. Ketik 15000000. Titik ribuan muncul sendiri.
Nama agent ditulis sama dengan nama baku di tab Master Agent. Kalau agent belum ada di sana, tambahkan dulu di Master Agent.
Kolom Saldo di Jurnal Kas berisi rumus. Jangan diketik ulang atau dihapus. Saat menambah baris baru, salin rumus dari baris di atasnya.
Salah ketik atau salah angka? Perbaiki nilainya, lalu tulis catatan singkat di kolom Keterangan atau Note (apa yang diubah dan tanggalnya). Jangan menghapus baris.
Arti warna di kolom A
hijau = data sudah benar
kuning, oranye, merah = ada yang perlu dilengkapi atau dikoreksi.
Kalau Anda tidak yakin arti suatu warna, tanyakan ke Thor sebelum mengubah apa pun.
4Data ini ditaruh di mana?
Data
Ditaruh di
Listing baru dari agent
Tab Master Listing, baris baru
Agent baru atau nama yang ejaannya berbeda
Tab Master Agent
Laporan aktivitas mingguan agent
Tab Log Aktivitas Agent
Uang masuk atau keluar di rekening kantor
Tab Jurnal Kas
Transaksi closing dan komisi MA
Bukan di Sheet. MA mengisi sendiri lewat portal komisi (lihat bagian 7).
Foto listing dari agent
Lewat Google Form foto listing yang dipakai agent. Tidak diketik di Sheet ini.
Rujukan utama untuk uang: mutasi rekening BCA. Jurnal Kas harus cocok dengan mutasi bank, bukan sebaliknya. Kalau ada selisih, tanyakan ke Thor.
5Yang dicek rutin
Kebiasaan kerja yang disarankan Finance:
Setiap ada uang masuk atau keluar: catat di Jurnal Kas. Dua rekening kantor sama-sama dicatat.
Setiap minggu: perbarui Log Aktivitas Agent dari laporan agent, lalu lihat kolom A. Kuning, oranye, atau merah artinya ada yang perlu dilengkapi.
Listing baru: masukkan ke Master Listing dengan lengkap: ID, harga, komisi, owner, dan tanggal upload.
Sebelum menutup file: pastikan tidak ada baris yang kolomnya bergeser (isi satu kolom salah tempat).
6Yang tidak boleh
Membagikan file atau link Database Master ke orang lain, atau mengubah pengaturan berbagi ("General access").
Memasukkan data ke tiga file admin lama. Itu sudah jadi arsip. Semua data baru hanya ke Database Master.
Menghapus baris, mengubah judul kolom, atau mengetik ulang rumus Saldo.
Menyebarkan nomor WA atau data pribadi agent lewat grup atau chat umum.
7Soal komisi MA
Komisi dan pencairan dikerjakan lewat portal terpisah, dan diisi sendiri oleh MA, bukan oleh admin.
Peran admin: membantu MA yang bertanya, dan memastikan listing serta transaksinya sudah tercatat rapi di Database Master. Setelah komisi dicairkan, angkanya tidak dibuka ulang.
Portal ini masih tahap awal. Untuk saat ini beberapa pencairan masih diproses lewat email. Kalau ragu, tanyakan ke Thor.